丹尼尔·科德拉
不适合工作的工具
无效工具和流程带来的 6 大威胁：如何克服它们
可定制和可配置的工具推动持续增长
随着企业在全球范围内扩张和离岸团队成为常态，协作成为成功的关键。领导者和员工在协作活动上花费的时间是原来的两倍。为了应对这些趋势，企业纷纷为自己配备尽可能多的协作工具。虽然其中许多工具使组织能够更好地工作，但我们开始看到回报在减少。一些公司仍然使用低效的工具和流程。
不适合工作的工具
工具的激增不仅减缓了生产速度，而且使其几乎陷入停滞。对 22 家全球公司的 5,000 名员工进行的一项调查显示，不到44% 的员工表示他们知道在哪里可以找到日常工作所需的信息。据赛门铁克称，企业平均使用 900 多个云应 约旦 电话号码库 用程序来管理其流程，59% 的员工表示，他们用于工作的工具数量在过去一年有所增加。 68% 的员工每小时在应用程序之间切换 10 次或更多，每天在应用程序之间切换会浪费一整小时的工作时间。
为了降低成本或变革带来的摩擦，即使存在更好的选择，公司也会尝试保留低效的工具和流程。他们通过个性化的附加功能、补丁或其他快速解决方案来改进或利用现有的解决方案。他们发现自己必须创建复杂而严格的流程才能使分散的系统正常工作。这些单点解决方案可能变得非常复杂，以至于几乎不可能在不危及整个系统的情况下更新或更改某些元素。本应使团队更有效地合作的东西很快就会成为阻碍动力和创新的障碍。
在当今世界，行动缓慢不仅是一个缺点，而且也是一个缺点。这是一个严重的威胁，可能会让您的企业面临风险。根据我们与全球 19,000 多家领先公司合作的经验，以下是组织因无效工具和流程而面临的 6 种最常见威胁，以及克服这些威胁的具体方法。
无效工具和流程带来的 6 大威胁：如何克服它们
1. 数据孤岛
当公司内的不同部门在不同的应用程序或数据库中管理客户或公司数据时，问题是不可避免的。由于一个系统或数据库中的更改不会自动应用于其他系统或数据库，因此同一帐户或文件可能有多个版本，但不知道哪个版本是最新的。当团队跨多个分散的系统进行协作时，人为错误很常见。随着收集的数据量随着时间的推移而增加，数据孤岛引起的问题变得更加严重。
如何修复它：
使用单一信息源：在一个地方创建项目、报告更新以及就项目进行沟通，大大降低了误解的风险，并使每个人都清楚地了解正在完成的工作。基于云的解决方案使团队能够避免使用过时的数据或最大限度地减少版本控制问题。
使用灵活的工作管理解决方案：确定每个人和/或团队需要使用他们的工具做什么。通过了解每个人和团队的需求和工作类型，您可以选择最适合每个人的解决方案。例如，Wrike 提供9 种不同的显示器，允许每个团队选择适合自己需求的显示器。
利用自动化和 API 连接系统：使用集成将尽可能多的现有工具连接在一起，以获得清晰度，同时仍然让人们可以自由地使用他们更喜欢的应用程序。灵活的 API 允许您的企业针对特定用途定制工具，这提供了巨大的价值。您可以使用自动化来减少或消除系统之间的手动数据输入和数据传输。
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2.战争迷雾
领先的公司努力利用来自前方的关键信息。当领导者掌握正确的信息时，他们可以做出更有影响力的决策。在战场上，对局势的感知不清晰被称为“战争迷雾”。低效的工具和流程会造成可见性问题，从而难以识别障碍、确定活动的优先顺序并跟踪进度。
如何修复它：
采用协作工作管理解决方案 ：协作工作管理工具可以协调来自不同团队和地点的人员，提高工作质量和一致性，减少误解和浪费时间，并为每个人提供更大的可见性。
使用个性化仪表板和状态来跟踪进度：整个团队都可以看到项目进展情况以及组织如何实现其目标，这一点至关重要。个性化状态让项目进展一目了然。共享仪表板是一种让人们了解项目并协调后续步骤的简单方法。
使用报告向执行委员会概述情况：无需花费大量时间收集信息和进行计算，而是利用自动化报告以清晰易读的格式快速查看所有项目的状态及其进度。这为领导者提供了做出更具影响力的战略决策所需的可见性和信息。
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3、重复工作
当公司中的人们发现或学到一些东西但无法将其传递给公司其他部门时，重复现象经常发生。除了浪费时间和资源之外，重复的工作还会导致混乱并淡化流程的重要性。团队分布在不同地区或存在文化或语言差异的国际公司尤其容易受到此问题的影响。
如何修复它：
改善您的内部沟通：不要利用会议来了解项目进展情况，您的项目管理平台就可以做到这一点。相反，召开会议讨论需要讨论或分析的主题，例如战略方向、值得讨论或探索的问题、流程或可交付成果的改进、影响团队多个成员的系统性问题，以及任何可能有利于团队的新学习。整个组织。
确保明确确定任务负责人：在项目开始时，每个人都应该清楚谁做出决策、谁批准决策、谁是利益相关者等。对于重复性任务，建立一个加强工作流程的批准和沟通系统。
分享经验：为团队创造分享想法的机会，不仅在内部，而且与其他部门分享。
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4.内部矛盾
如果没有可见性和问责制，团队可能会觉得有必要保护他们的数据。我们上面讨论的数据孤岛让团队争夺资源和权力，而不是激励他们专注于提供统一的客户体验。这些内部冲突造成的不一致可能会导致品牌信誉和信任的丧失，并造成负面的工作环境。
如何修复它：
优先目标和共同 OKR：首先定义公司的主要目标，然后指出部门目标。在下面插入每个子团队的目标，然后最后整合各个目标。这种嵌套结构允许每个员工和每个团队评估他们的工作并了解它如何适应更广泛的背景。每个人都可以轻松地在结构中上下移动，以了解其个人工作对团队、部门甚至公司目标的影响。
提高可见性：确保整个组织都了解这些优先目标，可以让人们了解正在完成的工作，并促进真正的协作精神。了解个人工作如何融入更大的背景赋予其意义，并鼓励每个人齐心协力实现共同目标。
让领导者共同努力： 《福布斯》将“管理矛盾”列为造成孤岛的首要原因。经理和领导者必须定下基调并展示如何打破孤岛、共享信息和有效协作。
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5. 障碍和瓶颈
大多数企业在决定实施新策略或战略时都能够快速前进。当他们发现适合他们的解决方案或流程时，问题就会出现。他们将自己锁定在这个过程中，优化它并放弃寻找替代方案。随着时间的推移，流程或解决方案的效率可能会降低，甚至会造成障碍。由于缺乏可见性，公司可能会完全错过这些瓶颈。即使他们能够识别出这些问题，缺乏沟通或问责也可能会阻止他们有效地纠正这种情况。
如何修复它：
监控您的流程：定期评估团队的流程，以确保其有效性，并鼓励不时发现新的工具和方法。一旦定义了流程并且每个人都熟悉其所有组件以及它们之间的相互关系，就该考虑改进的机会了。
采取成长心态： 成长心态将帮助您的团队接受失败并在遇到挫折时继续前进。具有成长心态的人相信他们的智力可以增长并且可以学习新技能。并不是每个人都生来就有成长心态，但它是可以学习的。当整个公司都采用这种思维方式时，没有什么可以阻止它实现目标。任何障碍都被认为是暂时的，找到解决方案不是问题。
培养发散性思维： 发散性思维涉及提出问题、探索可能性和拓宽视角。在团队中培养发散思维和聚合思维可以推动您的组织进行实验和创新。
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6、技术成本
随着公司内部出现对功能的需求，他们为自己配备了新的工具、系统和流程。虽然这在短期内可能被证明是相关和必要的，但它增加了复杂性，可能成为风险和弱点。组织采用的任何过于具体或用于特定目的的解决方案都会增加更新系统所需的技术成本。如果这些解决方案的提供商更新软件的速度很慢，组织就无法再因这种放缓而前进。
如何修复它：
采用纵向和横向均可发挥作用的解决方案：公司不再需要在专为所有类型部门设计的肤浅协作工具和专为部门设计、隔离团队的解决方案之间进行选择。企业协作工具已经发展到提供广泛的通信功能，包括仪表板或报告等选项，同时允许通过 API 和集成链接多个单独工具的工作流程。选择能够替代和连接不同应用的灵活解决方案是降低技术成本的最佳途径。
自动数据馈送：对于忙碌的团队来说，将数据输入工作管理解决方案可能被视为一件苦差事，而且浪费时间。使用模板可以在创建和管理重复任务和项目时节省时间。尽可能自动化您的工作流程，让您的团队专注于高影响力的工作。请求表是确保接收工作时一致性的好方法；它们使您的团队免于追踪重要数据的麻烦，而这通常会延迟项目的启动。
利用集成和 API 的优势：您的协作工作管理工具应该通过充当单一信息源来消除混乱。 连接任意数量的工具以提高透明度，同时允许个人使用他们喜欢的应用程序。灵活的 API 允许您的企业针对特定用途定制工具，这提供了巨大的价值。
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可定制和可配置的工具推动持续增长
大公司意识到维护低效工具和流程的有害后果。答案不是实施更多技术，而是做出更好的选择。可定制、可配置的工具和灵活的流程可以帮助您的组织在不牺牲一致性或质量的情况下实现更多目标。
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