有些事情你可以考慮自動化：
Posted: Sun Dec 15, 2024 5:49 am
如何使自動化成為您業務的支柱
決定向整個團隊開放自動化是一回事，但如何確保他們真正使用它？自動化在理論上聽起來很神奇，相信我，在實踐中也是如此，但如果您不習慣以自動化思維方式思考，那麼可能很難想出自動化流程。
幸運的是，我們有一個框架，可以幫助您識別組織中的自動化機會，以培養自動化文化。
為您和您的團隊建立自動化思維
培養自動化思考並不難——只需要練習。一旦您了解自動化可以提高哪些流程的效率，您就會開始看到越來越多的機會。
在決定是否自動化任務時，請考慮以下三件事：
是否重複？是否是令人頭腦麻木的工作，例如複製/貼上和資料輸入？
它脆弱嗎？工作是否受到人為錯誤的影響，例如拼字錯誤或忘記的步驟？
及時嗎？它是否涉及重複任務，例如提醒和自動回應？
如果一項任務符合這些標準中的任何一個，那麼自動化的時機就成熟了。
若想更深入了解何時自動化任務的主題，請閱讀本文。
對所有團隊的影響：從個人到 IT 的自動化工作
那麼，自動化在組織的不同層面是什麼樣子的呢？如果您讓您的團隊和公司接受自動化的理念，您應該期望在個人、團隊和公司層面看到什麼樣的結果？
自動化您的個人工作
當鼓勵您的團隊實現更多自動化時，通常最容易從個人層面開始。鼓勵您的團隊從小事做起，尋找個人工作中效率低下的問題，並透過自動化來解決。
例如，我設定的第一個自動化程式是 Zap（Zapier 的自動化工作流程），它會取得我在 Slack 中儲存的每個訊息，並在 Asana 中建立一個新任務。這樣，每次有人在 Slack 中向我發送文案撰寫請求時，我都可以追蹤它並確保它不會被我遺忘。
從 Slack 中新儲存的訊息建立 Asana 任務
嘗試一下
鬆弛，體式
鬆弛 + 體式
更多詳情
其他小的、重複性的任務，例如發送重複提醒或記錄會議和發送摘要，都是有效且簡單的方法，可以使每個人的工作生活在個人層面上更加輕鬆。
一旦您和您的團隊成員對自動化更加熟悉，您就可以開始將其應用到更大規模的工作流程中。
自動化關鍵團隊工作
現在，讓我們看看團隊級別，並考慮影響團隊如何交付高優先級專案的工作流程。這可能是您的部門管理專案、收集結果或實現其目標的方式。
報告：將不同平台的資料提取到一個中心。這樣，您的團隊在想要專注於結 Whatsapp 號碼列表果時就可以找到單一的事實來源。
團隊溝通：向團隊發送每週更新、會議提醒或摘要並不困難，但它很快就會佔用您一周的大部分工作時間。自動化讓一切變得輕而易舉，讓您可以從任何需要的地方提取資訊並將其包含在發送給團隊的訊息中。
資料合規性和異常追蹤：自動化可以在維護安全標準方面發揮重要作用。無論是向您的團隊發送完成安全培訓的提醒，還是發送新 IT 票證和事件的通知，自動化都可以確保沒有遺漏。
自動化關鍵的公司工作
最後，讓我們考慮一下公司範圍內的自動化。哪些跨不同團隊的流程（內部流程和客戶導向的流程）可以透過自動化來改進？
透過自動化改善面向客戶的流程的一個例子是您的客戶生命週期。自動化可以增強流程的每個部分——從潛在客戶收集到外展，到生命週期行銷，再到客戶交接等等。將銷售、行銷、客戶成功和支援全部集中在同一頁上可以改善您的客戶體驗。
在內部，諸如薪資單或員工入職計畫之類的事情可以透過自動化變得更加順利。它們不僅影響執行這些計劃的團隊，而且影響每位員工，讓每個人的工作生活變得更輕鬆。
在整個組織中釋放自動化
如果您的組織沒有透過自動化來簡化流程，那麼它就會落後於那些這樣做的組織。當您在 IT 設定的必要護欄內為每個人提供自動化的力量時，您會對組織各個層級的創造力、效率和成果感到驚訝。
決定向整個團隊開放自動化是一回事，但如何確保他們真正使用它？自動化在理論上聽起來很神奇，相信我，在實踐中也是如此，但如果您不習慣以自動化思維方式思考，那麼可能很難想出自動化流程。
幸運的是，我們有一個框架，可以幫助您識別組織中的自動化機會，以培養自動化文化。
為您和您的團隊建立自動化思維
培養自動化思考並不難——只需要練習。一旦您了解自動化可以提高哪些流程的效率，您就會開始看到越來越多的機會。
在決定是否自動化任務時，請考慮以下三件事：
是否重複？是否是令人頭腦麻木的工作，例如複製/貼上和資料輸入？
它脆弱嗎？工作是否受到人為錯誤的影響，例如拼字錯誤或忘記的步驟？
及時嗎？它是否涉及重複任務，例如提醒和自動回應？
如果一項任務符合這些標準中的任何一個，那麼自動化的時機就成熟了。
若想更深入了解何時自動化任務的主題，請閱讀本文。
對所有團隊的影響：從個人到 IT 的自動化工作
那麼，自動化在組織的不同層面是什麼樣子的呢？如果您讓您的團隊和公司接受自動化的理念，您應該期望在個人、團隊和公司層面看到什麼樣的結果？
自動化您的個人工作
當鼓勵您的團隊實現更多自動化時，通常最容易從個人層面開始。鼓勵您的團隊從小事做起，尋找個人工作中效率低下的問題，並透過自動化來解決。
例如，我設定的第一個自動化程式是 Zap（Zapier 的自動化工作流程），它會取得我在 Slack 中儲存的每個訊息，並在 Asana 中建立一個新任務。這樣，每次有人在 Slack 中向我發送文案撰寫請求時，我都可以追蹤它並確保它不會被我遺忘。
從 Slack 中新儲存的訊息建立 Asana 任務
嘗試一下
鬆弛，體式
鬆弛 + 體式
更多詳情
其他小的、重複性的任務，例如發送重複提醒或記錄會議和發送摘要，都是有效且簡單的方法，可以使每個人的工作生活在個人層面上更加輕鬆。
一旦您和您的團隊成員對自動化更加熟悉，您就可以開始將其應用到更大規模的工作流程中。
自動化關鍵團隊工作
現在，讓我們看看團隊級別，並考慮影響團隊如何交付高優先級專案的工作流程。這可能是您的部門管理專案、收集結果或實現其目標的方式。
報告：將不同平台的資料提取到一個中心。這樣，您的團隊在想要專注於結 Whatsapp 號碼列表果時就可以找到單一的事實來源。
團隊溝通：向團隊發送每週更新、會議提醒或摘要並不困難，但它很快就會佔用您一周的大部分工作時間。自動化讓一切變得輕而易舉，讓您可以從任何需要的地方提取資訊並將其包含在發送給團隊的訊息中。
資料合規性和異常追蹤：自動化可以在維護安全標準方面發揮重要作用。無論是向您的團隊發送完成安全培訓的提醒，還是發送新 IT 票證和事件的通知，自動化都可以確保沒有遺漏。
自動化關鍵的公司工作
最後，讓我們考慮一下公司範圍內的自動化。哪些跨不同團隊的流程（內部流程和客戶導向的流程）可以透過自動化來改進？
透過自動化改善面向客戶的流程的一個例子是您的客戶生命週期。自動化可以增強流程的每個部分——從潛在客戶收集到外展，到生命週期行銷，再到客戶交接等等。將銷售、行銷、客戶成功和支援全部集中在同一頁上可以改善您的客戶體驗。
在內部，諸如薪資單或員工入職計畫之類的事情可以透過自動化變得更加順利。它們不僅影響執行這些計劃的團隊，而且影響每位員工，讓每個人的工作生活變得更輕鬆。
在整個組織中釋放自動化
如果您的組織沒有透過自動化來簡化流程，那麼它就會落後於那些這樣做的組織。當您在 IT 設定的必要護欄內為每個人提供自動化的力量時，您會對組織各個層級的創造力、效率和成果感到驚訝。