为广告人员部署协作工具的 5 个步骤
Posted: Tue Dec 03, 2024 8:13 am
阿什利·库尔曼
阿什利·库尔曼
1. 定义使用该工具的程序
2. 建立一个小型核心组用于测试目的
3. 调整您的程序以改进它们
4. 为整个团队安装该工具
5. 如有必要，继续调整程序
帮助您的团队更好地合作
你是一位创意总监。您的项目太多，您的员工已经加班，您不知道如何使用当前系统快速高效地完成所有工作。你在跟谁说话？
协作工作管理解决方案有助于消除您的团队浪费在参加额外会议、管理大量电子邮件以及随机搜索最新附件和更新的创意上的时间。最重要的是，有效的协作工具将使您的创意人员有更多时间发挥创意，而不是寻找项目规范或发送电子邮件。
创意团队非常忙碌，无论是引进新客户还是满足永无 以色列电话号码库 休止的需求。他们没有时间去尝试新工具，却发现自己的努力失败了。
在选择工作管理解决方案并深入研究之前，请阅读本指南。它将帮助您为忙碌的创意团队做出最佳选择。然后继续创造！
1. 定义使用该工具的程序
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你知道如何做你所做的事情。此外，作为该工具的早期采用者和最终倡导者，请利用这些知识并创建一套明确定义的规则，确定您的团队将如何使用新工具，以便他们知道会发生什么。创建一个描述以下内容的文档 ：
您将使用哪些功能以及如何使用。有些工具具有许多功能，但并非所有功能都对您有用。准备一份对您的团队有用的功能列表，并准确指出它们将如何使他们的工作变得更轻松。
如何组织你的工作。您的协作工具应该提供一个将任务组织到文件夹或项目中的系统，以便您的工作不会随意分散在整个工具中。决定您的团队是否根据可交付成果的类型、提出请求的客户、指定的设计师或所有上述因素来组织工作，以最适合您的为准。
如何命名你的作品。 设置一致的命名约定将使您的员工更容易理解他们在打开任务时看到的内容。定义一个系统以包含以下规则：
使用 [客户端名称]启动/停止任务
用动词开始任务；例如：“创建”或“更新”
启动/停止任务并估计任务的持续时间；例如: [凌晨 2 点]
如何组织您的附件。 让您的团队知道创意文档和文件应存储在哪里，以确保您的创意和文件不会放错地方。它们会全部保存在一个文件中吗？它们会附加在文件级别、项目级别还是个人任务级别？是否有当前存储所有文件的共享驱动器？您将如何命名广告素材以便轻松识别它们？项目完成后，创意人员的最终版本是否会保存在特定位置？
组织定期会议。如果您的团队参加定期会议，请在您的工具中注明。这绝对不是必要的，但有助于将所有协作工作（并且会议应该是协作的）整合到一个有凝聚力的空间中。
我们的建议：创建一个名为“会议”的文件夹，其中包含用于不同类型会议的子文件夹（如果适用）。在此文件夹中，然后创建一个包含会议日期和标题的任务，将其分配给参加会议的每个人，设置日期并将其设为定期任务。在这些会议期间，记下有关此任务中的会议的笔记，以便每个人都可以立即访问笔记并可以根据需要添加更多内容。
2. 建立一个小型核心组用于测试目的
在概述了使用该工具的过程后，不要自动假设您已经为整个团队创建了最佳方法。就像您与客户进行项目一样，请向您的团队成员询问他们的反馈。建立一个由早期采用者组成的核心小组，解释所提出的程序，对他们进行有关该工具的功能和用法的培训，然后要求他们立即开始使用它来协作完成小型或大型项目。告诉他们使用新工具和程序的好处，并鼓励他们尝试依靠新工具来降低恢复到以前的工作方式的风险。
3. 调整您的程序以改进它们
当协作项目正在进行时，如果您的团队成员认为有必要，请要求他们完成或修改您的初步程序，然后再向其他团队成员展示该工具。如果他们提供改进功能使用、命名文件夹、任务等的建议，请将他们的评论包含在程序文档中。团队应该对如何使用新的协作工具拥有最终决定权，因为他们将是每天使用该工具的人。
4. 为整个团队安装该工具
一旦您和您的小组确信您已经创建了一种实施和使用协作工具的可行方法，就可以大展身手了！向整个团队介绍该工具，就像向小型测试小组介绍该工具一样。分享操作方法文档，培训您的团队成员，并让他们立即开始使用该工具来协作开展新项目。
5. 如有必要，继续调整程序
一如既往，询问他们的反馈。如果有人对您的团队如何更好地使用某个功能有想法，请考虑所有有助于团队改进并实现最终目标的想法。当某个程序不起作用时，找到一个解决方案，并让团队每月或每季度对其进行一次验证，同时进行调整以纠正这种情况。
如果您使用 SaaS 协作工具，该公司可能会定期发布更新、改进和新功能。始终问问自己是否应该在工作流程中实施这些新功能，以实现更好的团队协作。并非所有功能都能满足您团队的需求，因此只有在您认为可以改善团队工作方式的情况下才更新您的程序。
帮助您的团队更好地合作
使用这 5 个步骤来验证您的创意团队是否可以成功采用新的协作工具来更好地工作，并花更多的时间进行创作而不是管理收件箱。如果您在向创意团队介绍协作工具时对什么有效或无效有进一步的反馈，请在下面的评论部分添加您的反馈。
阿什利·库尔曼
1. 定义使用该工具的程序
2. 建立一个小型核心组用于测试目的
3. 调整您的程序以改进它们
4. 为整个团队安装该工具
5. 如有必要，继续调整程序
帮助您的团队更好地合作
你是一位创意总监。您的项目太多，您的员工已经加班，您不知道如何使用当前系统快速高效地完成所有工作。你在跟谁说话？
协作工作管理解决方案有助于消除您的团队浪费在参加额外会议、管理大量电子邮件以及随机搜索最新附件和更新的创意上的时间。最重要的是，有效的协作工具将使您的创意人员有更多时间发挥创意，而不是寻找项目规范或发送电子邮件。
创意团队非常忙碌，无论是引进新客户还是满足永无 以色列电话号码库 休止的需求。他们没有时间去尝试新工具，却发现自己的努力失败了。
在选择工作管理解决方案并深入研究之前，请阅读本指南。它将帮助您为忙碌的创意团队做出最佳选择。然后继续创造！
1. 定义使用该工具的程序
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你知道如何做你所做的事情。此外，作为该工具的早期采用者和最终倡导者，请利用这些知识并创建一套明确定义的规则，确定您的团队将如何使用新工具，以便他们知道会发生什么。创建一个描述以下内容的文档 ：
您将使用哪些功能以及如何使用。有些工具具有许多功能，但并非所有功能都对您有用。准备一份对您的团队有用的功能列表，并准确指出它们将如何使他们的工作变得更轻松。
如何组织你的工作。您的协作工具应该提供一个将任务组织到文件夹或项目中的系统，以便您的工作不会随意分散在整个工具中。决定您的团队是否根据可交付成果的类型、提出请求的客户、指定的设计师或所有上述因素来组织工作，以最适合您的为准。
如何命名你的作品。 设置一致的命名约定将使您的员工更容易理解他们在打开任务时看到的内容。定义一个系统以包含以下规则：
使用 [客户端名称]启动/停止任务
用动词开始任务；例如：“创建”或“更新”
启动/停止任务并估计任务的持续时间；例如: [凌晨 2 点]
如何组织您的附件。 让您的团队知道创意文档和文件应存储在哪里，以确保您的创意和文件不会放错地方。它们会全部保存在一个文件中吗？它们会附加在文件级别、项目级别还是个人任务级别？是否有当前存储所有文件的共享驱动器？您将如何命名广告素材以便轻松识别它们？项目完成后，创意人员的最终版本是否会保存在特定位置？
组织定期会议。如果您的团队参加定期会议，请在您的工具中注明。这绝对不是必要的，但有助于将所有协作工作（并且会议应该是协作的）整合到一个有凝聚力的空间中。
我们的建议：创建一个名为“会议”的文件夹，其中包含用于不同类型会议的子文件夹（如果适用）。在此文件夹中，然后创建一个包含会议日期和标题的任务，将其分配给参加会议的每个人，设置日期并将其设为定期任务。在这些会议期间，记下有关此任务中的会议的笔记，以便每个人都可以立即访问笔记并可以根据需要添加更多内容。
2. 建立一个小型核心组用于测试目的
在概述了使用该工具的过程后，不要自动假设您已经为整个团队创建了最佳方法。就像您与客户进行项目一样，请向您的团队成员询问他们的反馈。建立一个由早期采用者组成的核心小组，解释所提出的程序，对他们进行有关该工具的功能和用法的培训，然后要求他们立即开始使用它来协作完成小型或大型项目。告诉他们使用新工具和程序的好处，并鼓励他们尝试依靠新工具来降低恢复到以前的工作方式的风险。
3. 调整您的程序以改进它们
当协作项目正在进行时，如果您的团队成员认为有必要，请要求他们完成或修改您的初步程序，然后再向其他团队成员展示该工具。如果他们提供改进功能使用、命名文件夹、任务等的建议，请将他们的评论包含在程序文档中。团队应该对如何使用新的协作工具拥有最终决定权，因为他们将是每天使用该工具的人。
4. 为整个团队安装该工具
一旦您和您的小组确信您已经创建了一种实施和使用协作工具的可行方法，就可以大展身手了！向整个团队介绍该工具，就像向小型测试小组介绍该工具一样。分享操作方法文档，培训您的团队成员，并让他们立即开始使用该工具来协作开展新项目。
5. 如有必要，继续调整程序
一如既往，询问他们的反馈。如果有人对您的团队如何更好地使用某个功能有想法，请考虑所有有助于团队改进并实现最终目标的想法。当某个程序不起作用时，找到一个解决方案，并让团队每月或每季度对其进行一次验证，同时进行调整以纠正这种情况。
如果您使用 SaaS 协作工具，该公司可能会定期发布更新、改进和新功能。始终问问自己是否应该在工作流程中实施这些新功能，以实现更好的团队协作。并非所有功能都能满足您团队的需求，因此只有在您认为可以改善团队工作方式的情况下才更新您的程序。
帮助您的团队更好地合作
使用这 5 个步骤来验证您的创意团队是否可以成功采用新的协作工具来更好地工作，并花更多的时间进行创作而不是管理收件箱。如果您在向创意团队介绍协作工具时对什么有效或无效有进一步的反馈，请在下面的评论部分添加您的反馈。