如何删除和防止 Salesforce 重复记录
Posted: Mon Dec 02, 2024 9:48 am
Salesforce 中存在重复记录是个问题，原因如下。首先，它会使数据库膨胀，导致您更快达到使用限制。其次，它会使数据库扭曲，使其变得不可靠。最后，由于数据库不可靠，准确的报告几乎变得不可能。
重复的定义可能因业务而异，因此在做任何事情之前，请确保您清楚什么对您而言算作重复。例如，一些组织允许为每个表单提交创建一个潜在客户，这可能会导致重复，然后在跟进后将这些重复合并为一个联系人记录。然而，其他组织可能只希望每个人拥有一个潜在客户记录。
为什么会出现 Salesforce 重复记录？
不幸的是，Pardot 中的一个小设置可能会产生重复数据并带来很多麻烦。
此设置称为“允许具有相同电子邮件地址的多个潜在客户”或“AMPSEA”。
早在 2016 年，AMPSEA 就默认对所有新帐户启用，但时至今日，我们仍然看到它带来的复杂情况。
顾名思义，AMPSEA 使单个潜在客户可以在 Pardot 中多次出现，随后由于 Salesforce 连接器而出现在 Salesforce 中。这意味着当在 Salesforce 中创建潜在客户或联系人时，他们会拥有重复的潜在客户记录。
好消息是，有一种方法可以发现 Salesforce 重复记录，并有一种方法可以删除它们。
设置重复规则
Salesforce 在设置中提供了标准重复规则和匹配规则，可以激活这些规则来提供跨帐户、联系人和潜在客户的基本重复检测。
匹配规则会比较字段值，以确定某条记录是否与现有记录足够相似，从而被视为重复记录。例如，匹配规则可以指定，如果两条记录的电子邮件和电话值完全匹配，则这些记录可能是重复记录。
重复规则与匹配规则配合使用，可防止用户创建重复记录。例如，重复规则可以阻止用户保存已被识别为可能重复的记录，或者只是提醒用户他们可能正在创建重复记录，但仍然允许他们保存记录。
激活标准规则以开始跟踪帐户、联系人和潜在客户之间的重复记录。可以设置自定义规则以搜索不同的条件，或设置跨其他对象的规则。
查找 Salesforce 重复项
查找 Salesforce 重复项的最佳方法是运行报告。
转至报告类型。
显示报告类型的 Salesforce 导航屏幕截图
2. 选择“新建自定义报告”。
自定义报告类型的屏幕截图
3. 选择“潜在客户”作为主要对象 (A)，并为您的报告添加标签、名称和说明。
4. 选择“已部署”以确保该报告可在报告向导中使用。
已部署的自定义报告类型的屏幕截图
5. 接下来，通过选择每个潜在客户必须至少具有一条来自重复记录项 (B) 的相关记录来定义报告的记录集
定义报告设置的屏幕截图
6. 单击“保存”，您的报告现在即可使用。
您现在可以创建重复潜在客户报告。这将提供 Salesforce 数据库中所有潜在客户的列表，总数显示在报告底部。接下来我们：
7. 选择您想要应用于报告的列/过滤器 - 全名、电子邮件和创建日期将是此处有用的列。
8. 单击“电子邮件地址”栏中的下拉菜单。
9. 选择“显示唯一计数”。
Salesforce 重复潜在客户报告示例的屏幕截图
现在我们可以看到电子邮件栏底部显示的潜在客户的唯一编号。
由此，我们确切地知道 Salesforce 中存在多 国家代码 +43，奥地利电话号码 少重复记录。下一个任务是解决这些问题，以便每个潜在客户只有一条记录。
解决重复记录
为了解决重复问题，最好的办法不是从系统中删除一条记录，而是将它们合并在一起。
现在我们知道哪些线索是重复的，我们可以点击线索资料，我们应该看到一个警报“我们发现了该线索的 X 个潜在重复项”。
点击“查看重复项”。
选择最多 3 条线索进行合并。
选择哪些值应作为每个字段的主值。
需要注意的是：合并不可逆！保存前请务必 100% 确认合并正确。
防止将来出现重复
拥有一个干净整洁、没有重复记录的数据库后，重要的是通过设置措施来防止将来出现重复，以保持这种状态。
使用重复报告定期监控和合并记录，阻止重复的创建并设置自定义重复规则都可以帮助防止将来出现重复记录。
如果您随时需要帮助，请随时向我们的团队发送消息。
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艾莉·安德森
艾莉·安德森
Ellie 在 Salesforce 和 Marketing Cloud 方面经验丰富，为项目提供销售和营销视角，确保两个团队协调流程以相互补充。她非常乐于创造高效且经济实惠的解决方案。
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