用户会议：我们在 Wrike 举办的第一届会议
Posted: Wed Dec 04, 2024 9:46 am
丹尼尔·科德拉
丹尼尔·科德拉
我们如何使用我们的工具来规划我们的第一次 Wrike 用户会议
2. 我们使用 Wrike 作为单一信息来源
细节决定一切
2018 年 10 月 1 日是我们有史以来最大的合作项目的完成日期，即我们的第一次用户年会！正如我们将本次会议命名为“Collaborate”，来自 2 大洲和 3 个国家的 59 位作者参与其中，规划了 29 场会议，有 34 名演讲者、302 名参与者、4 家赞助商、6 家供应商和近 600 项任务。如此数量的物品可能会出现很多问题，但我们很高兴地宣布我们成功完成了挑战！
在我们收到的评论中，最常见的问题之一是：“你们是如何实现这样一个项目的？” »
因此，我们采访了我们的活动总监 Trish King，与我们分享我们的团队如何在 Wrike 策划和执行这一令人难以置信的活动。
我们如何使用我们的工具来规划我们的第一次 Wrike 用户会议
1. 我们将项目分解为不同的、易于管理的阶段。
桌面宣传图片宣传
在选择活动地点等重要方面和数千个日常小细节之间，如此规模的活动需要利益相关者完全同步。当涉及不同的办公室、供应商、利益相关者和赞助商时，待办事项列表变得更加难以管理。为了帮助我们管理这种混乱，我们将该项目分为 4 个阶段：
建议：在此阶段，我们讨论了一些最重要的决定，这些决定将影响活动的其余部分。因此，这个阶段可以将项目作为一个整体来处理，除其他外，还可以编写活动和会议的主题，创建潜在演讲者名单，并初 白俄罗斯 whatsapp 电话号码列表 始化购买请求。
活动前：在这个阶段，我们已经开始详细讨论并实施活动的基本方面。这一阶段的主要任务包括选择演讲者、订购地毯、灯具和食物等物品，以及为所有利益相关者购买交通票。
重要的一天：在活动期间，我们确保一切都尽可能顺利。细节很重要，如果不能有效落实，前期所做的一切工作都将变得毫无意义。活动期间，我们不断地跑来跑去检查每一个细节，包括协调演讲者和会议、注册，并确保咖啡和午餐时间准时开始。
活动结束后：活动结束后，我们的工作并没有停止。我们立即返回工作岗位，分析我们的表现，并在下一次活动之前找到改进的方法。在最后阶段，我们编制了出席报告，根据预算审查了所有费用，并计算了活动的投资回报率。
“协作”需要分布在不同办公室的众多 Wrike 团队的协作。为了帮助每个团队执行项目的一部分，我们在每个阶段创建了文件，其中包括分配给团队的任务。这使得每个团队都可以将活动作为自己独立的项目进行管理。 “每个团队都清楚地知道他们负责哪些交付成果，”我们的活动总监 Trish King 说。
此外，每个团队都可以在他们最喜欢的Wrike 视图中查看该项目。设计团队非常喜欢敏捷板视图来查看每个设计项目的状态。内容团队使用列表视图来跟踪我们需要查看的数十张幻灯片。活动营销团队使用看板视图来快速概览进度，并使用文件视图来轻松检查横幅、图像、宣传册和其他资产的状态。每个 Wrike 视图都迎合特定的工作方式和目标，允许团队根据自己的需求定制工具，而无需管理不同来源的数据。
会议用户对第一版组织的会议反馈
“每个团队都清楚地知道他们负责哪些可交付成果。 »——崔西·金
2. 我们使用 Wrike 作为单一信息来源
可见性和可访问性对于无缝活动非常重要。随着信息从即时消息、电子邮件、谷歌文档和走廊对话中流出，活动的基本细节有时会被掩盖。此外，能够拓宽视野并在必要时快速深入细节也是至关重要的。
Wrike 是我们的唯一信息来源。每一次对话、请求和传票都被输入到系统中，为每个相关人员提供了查看和访问他们所需的一切的地方。这样我们就避免了混乱和浪费时间来回。如果您需要询问尺码并跟踪 40 多人的团队，那么像确保每个人在活动当天都有一件 T 恤这样的简单任务很容易花费几个小时。但对于 Wrike，我们所要做的就是创建一个任务并使用简单的复选框将其分配给团队。那时，我们可以立即了解谁已经完成或尚未完成任务，而无需跟踪它们。整个团队都有这个能见度，同事的压力足以保证一切都完成！这种简单的方法为我们的团队节省了无数时间来管理航班、酒店预订和预订日期。
自定义表格使这变得更加容易。详细信息可以提前配置，因此人们只需选择正确的选项（T 恤尺寸、首选航空公司、酒店预订日期等），所有重要数据都会被收集并自动格式化。 “使用电子表格管理此类信息非常耗费人力，”King 说。 “确保每个人都正确填写电子表格并使用最新版本的文件可能是一场噩梦。也很难知道所有内容是否都已填写和更新。电子表格不会通知您要做的事情，但 Wrike 会通知您。 »
Wrike 可以轻松确保每个人都拥有最新信息。团队成员可以处理他们想要的任何任务，因此我们没有浪费时间跟踪和报告变更。
Wrike 也是我们的文件投递地点。所有发票、出版物、合同和收据均存储在 Wrike 中。当所有东西都集中在一个方便的位置时，人们就不会浪费时间去获取重要文件，也不会因为持有文件的人不在而陷入困境。
丹尼尔·科德拉
我们如何使用我们的工具来规划我们的第一次 Wrike 用户会议
2. 我们使用 Wrike 作为单一信息来源
细节决定一切
2018 年 10 月 1 日是我们有史以来最大的合作项目的完成日期，即我们的第一次用户年会！正如我们将本次会议命名为“Collaborate”，来自 2 大洲和 3 个国家的 59 位作者参与其中，规划了 29 场会议，有 34 名演讲者、302 名参与者、4 家赞助商、6 家供应商和近 600 项任务。如此数量的物品可能会出现很多问题，但我们很高兴地宣布我们成功完成了挑战！
在我们收到的评论中，最常见的问题之一是：“你们是如何实现这样一个项目的？” »
因此，我们采访了我们的活动总监 Trish King，与我们分享我们的团队如何在 Wrike 策划和执行这一令人难以置信的活动。
我们如何使用我们的工具来规划我们的第一次 Wrike 用户会议
1. 我们将项目分解为不同的、易于管理的阶段。
桌面宣传图片宣传
在选择活动地点等重要方面和数千个日常小细节之间，如此规模的活动需要利益相关者完全同步。当涉及不同的办公室、供应商、利益相关者和赞助商时，待办事项列表变得更加难以管理。为了帮助我们管理这种混乱，我们将该项目分为 4 个阶段：
建议：在此阶段，我们讨论了一些最重要的决定，这些决定将影响活动的其余部分。因此，这个阶段可以将项目作为一个整体来处理，除其他外，还可以编写活动和会议的主题，创建潜在演讲者名单，并初 白俄罗斯 whatsapp 电话号码列表 始化购买请求。
活动前：在这个阶段，我们已经开始详细讨论并实施活动的基本方面。这一阶段的主要任务包括选择演讲者、订购地毯、灯具和食物等物品，以及为所有利益相关者购买交通票。
重要的一天：在活动期间，我们确保一切都尽可能顺利。细节很重要，如果不能有效落实，前期所做的一切工作都将变得毫无意义。活动期间，我们不断地跑来跑去检查每一个细节，包括协调演讲者和会议、注册，并确保咖啡和午餐时间准时开始。
活动结束后：活动结束后，我们的工作并没有停止。我们立即返回工作岗位，分析我们的表现，并在下一次活动之前找到改进的方法。在最后阶段，我们编制了出席报告，根据预算审查了所有费用，并计算了活动的投资回报率。
“协作”需要分布在不同办公室的众多 Wrike 团队的协作。为了帮助每个团队执行项目的一部分，我们在每个阶段创建了文件，其中包括分配给团队的任务。这使得每个团队都可以将活动作为自己独立的项目进行管理。 “每个团队都清楚地知道他们负责哪些交付成果，”我们的活动总监 Trish King 说。
此外，每个团队都可以在他们最喜欢的Wrike 视图中查看该项目。设计团队非常喜欢敏捷板视图来查看每个设计项目的状态。内容团队使用列表视图来跟踪我们需要查看的数十张幻灯片。活动营销团队使用看板视图来快速概览进度，并使用文件视图来轻松检查横幅、图像、宣传册和其他资产的状态。每个 Wrike 视图都迎合特定的工作方式和目标，允许团队根据自己的需求定制工具，而无需管理不同来源的数据。
会议用户对第一版组织的会议反馈
“每个团队都清楚地知道他们负责哪些可交付成果。 »——崔西·金
2. 我们使用 Wrike 作为单一信息来源
可见性和可访问性对于无缝活动非常重要。随着信息从即时消息、电子邮件、谷歌文档和走廊对话中流出，活动的基本细节有时会被掩盖。此外，能够拓宽视野并在必要时快速深入细节也是至关重要的。
Wrike 是我们的唯一信息来源。每一次对话、请求和传票都被输入到系统中，为每个相关人员提供了查看和访问他们所需的一切的地方。这样我们就避免了混乱和浪费时间来回。如果您需要询问尺码并跟踪 40 多人的团队，那么像确保每个人在活动当天都有一件 T 恤这样的简单任务很容易花费几个小时。但对于 Wrike，我们所要做的就是创建一个任务并使用简单的复选框将其分配给团队。那时，我们可以立即了解谁已经完成或尚未完成任务，而无需跟踪它们。整个团队都有这个能见度，同事的压力足以保证一切都完成！这种简单的方法为我们的团队节省了无数时间来管理航班、酒店预订和预订日期。
自定义表格使这变得更加容易。详细信息可以提前配置，因此人们只需选择正确的选项（T 恤尺寸、首选航空公司、酒店预订日期等），所有重要数据都会被收集并自动格式化。 “使用电子表格管理此类信息非常耗费人力，”King 说。 “确保每个人都正确填写电子表格并使用最新版本的文件可能是一场噩梦。也很难知道所有内容是否都已填写和更新。电子表格不会通知您要做的事情，但 Wrike 会通知您。 »
Wrike 可以轻松确保每个人都拥有最新信息。团队成员可以处理他们想要的任何任务，因此我们没有浪费时间跟踪和报告变更。
Wrike 也是我们的文件投递地点。所有发票、出版物、合同和收据均存储在 Wrike 中。当所有东西都集中在一个方便的位置时，人们就不会浪费时间去获取重要文件，也不会因为持有文件的人不在而陷入困境。