“充分準備才能在會中更好地配合，堅持不懈才能在會後取得更好的成果”
Posted: Sat Dec 28, 2024 7:09 am
4. 準備談話要點
如果您主持的會議需要想法或集思廣益，請將關鍵談話要點擺到桌面上。這些將由專案和結果指導，但如果您發現事情偏離主題，可以在會議期間充當嬰兒床。
您可以在白板上提出問題並詢問人們的意見。例如，如果這是一次討論效果不佳的行銷活動的會議，請提出諸如「您喜歡該活動的哪些方面？」之類的問題。或“我們可以在哪些方面做得更好？”
這種技術可能會給你很多答案，但它讓你有機會看看房間裡是否達成了共識，你可以用它來補充其他活動或提高績效。
5.給每個人發言的機會
雖然每個人都有自己的角色和職位，但為了會議的目的，這些都可以放在一邊。如果每個人都堅持自己的職責，例如行銷經理只能談論行銷，那麼嘗試創新或製定策略可能會受到限制。
注意參加會議的人員並讓他們發言。請記住 德斯刀片工廠 每個人都是不同的。有些人更敢於發聲，有些人可能需要刺激才能發表意見。如果您覺得團隊成員沒有機會做出貢獻，請帶頭向他們提問。
這通常涉及管理個性，因此如果您覺得一兩個人主導了對話，請透過提問或開放發言來改變策略。
在線上會議中，考慮打開攝像頭，因為這樣更風度翩翩，使用靜音，以便發言者可以不間斷地發言，並使用“舉手”功能或類似功能讓人們提問或插話。
-肯·菲茨帕特里克 (Ken Fitzpatrick)，數位行銷研究所首席執行官
6.鼓勵想法和解決方案
如果您的會議是為了尋找解決方案或產生想法，就這樣開始吧。在會議之前，請人們寫下兩三個想法。
然後繞著桌子詢問人們分享這些想法。每完成一項後，徵求意見和回饋，然後將其記下來（或讓指定的記錄員做）。不要注意說出這個想法的人，而是要注意這個想法本身。
您可以對挑戰的解決方案做同樣的事情。例如，“我們很難吸引 18-25 歲的年輕人，我們能做些什麼來吸引他們？”
透過要求人們提前這樣做，你就給了他們時間做好準備，不會措手不及。它還將為不太願意發聲的人提供發表意見的機會。
7. 注意時間
會議很容易超時。如果你在人們的議程中安排了一個時間段，請記住他們已經圍繞這個時間段計劃了其他事情，所以你有責任留意它。
準時開始、準時結束、保持一致，其他人就會知道他們需要尊重會議時間。換句話說，提升你的時間管理技能！
這是為了建立一致性並確保人們知道每次會議的期望，即它不會影響其他工作或讓某人錯過另一次會議的開始！
如果您的會議時間較長，請安排一些休息時間，甚至可以快速檢查電子郵件或補充咖啡，因為這可以讓人們有機會恢復精力和重新組合。
專業提示： Dialpad 的一項調查發現，超過 75% 的人喜歡在特定日期或時間安排會議，其中週一是安排會議最多的一天，週三是安排會議最長的一天。
「我從來不喜歡在辦公室裡舉行長時間的會議。（會議期間站立）是一種更快地開始做正事、做出決定和達成交易的方式。”
——理查布蘭森
8. 定義明確的後續步驟和行動
成功會議的最終結果是明確的步驟和行動。每次會議結束時都要花時間澄清接下來的步驟。另外，請確保以積極的方式結束，以便每個人離開時都感到精力充沛。
這應該涉及一項任務，然後分配某人來執行該任務。讓會議中的每個人都做出貢獻，或者如果某項任務顯然是某人角色的一部分，只需說“我可以將該任務分配給您 X 嗎？”
會議結束後，分享筆記或結果，這樣就不會出現溝通不良的情況，每個人都知道他們負責哪些行動。將筆記放在共用文件或資料夾中會很有幫助，這樣每個人都可以追蹤最新更新。
用 DMI 的 Dave Behan 的話來說，「我在專案會議中的重點之一是將任務/結果直接記錄回我們的專案管理系統中，無論是為我還是其他人。我們將在專案中採取這些行動審查會議，這可以確保他們得到跟進，並且項目不會漏掉。
如果您主持的會議需要想法或集思廣益，請將關鍵談話要點擺到桌面上。這些將由專案和結果指導，但如果您發現事情偏離主題，可以在會議期間充當嬰兒床。
您可以在白板上提出問題並詢問人們的意見。例如，如果這是一次討論效果不佳的行銷活動的會議，請提出諸如「您喜歡該活動的哪些方面？」之類的問題。或“我們可以在哪些方面做得更好？”
這種技術可能會給你很多答案，但它讓你有機會看看房間裡是否達成了共識，你可以用它來補充其他活動或提高績效。
5.給每個人發言的機會
雖然每個人都有自己的角色和職位，但為了會議的目的，這些都可以放在一邊。如果每個人都堅持自己的職責，例如行銷經理只能談論行銷，那麼嘗試創新或製定策略可能會受到限制。
注意參加會議的人員並讓他們發言。請記住 德斯刀片工廠 每個人都是不同的。有些人更敢於發聲，有些人可能需要刺激才能發表意見。如果您覺得團隊成員沒有機會做出貢獻，請帶頭向他們提問。
這通常涉及管理個性，因此如果您覺得一兩個人主導了對話，請透過提問或開放發言來改變策略。
在線上會議中，考慮打開攝像頭，因為這樣更風度翩翩，使用靜音，以便發言者可以不間斷地發言，並使用“舉手”功能或類似功能讓人們提問或插話。
-肯·菲茨帕特里克 (Ken Fitzpatrick)，數位行銷研究所首席執行官
6.鼓勵想法和解決方案
如果您的會議是為了尋找解決方案或產生想法，就這樣開始吧。在會議之前，請人們寫下兩三個想法。
然後繞著桌子詢問人們分享這些想法。每完成一項後，徵求意見和回饋，然後將其記下來（或讓指定的記錄員做）。不要注意說出這個想法的人，而是要注意這個想法本身。
您可以對挑戰的解決方案做同樣的事情。例如，“我們很難吸引 18-25 歲的年輕人，我們能做些什麼來吸引他們？”
透過要求人們提前這樣做，你就給了他們時間做好準備，不會措手不及。它還將為不太願意發聲的人提供發表意見的機會。
7. 注意時間
會議很容易超時。如果你在人們的議程中安排了一個時間段，請記住他們已經圍繞這個時間段計劃了其他事情，所以你有責任留意它。
準時開始、準時結束、保持一致，其他人就會知道他們需要尊重會議時間。換句話說，提升你的時間管理技能！
這是為了建立一致性並確保人們知道每次會議的期望，即它不會影響其他工作或讓某人錯過另一次會議的開始！
如果您的會議時間較長，請安排一些休息時間，甚至可以快速檢查電子郵件或補充咖啡，因為這可以讓人們有機會恢復精力和重新組合。
專業提示： Dialpad 的一項調查發現，超過 75% 的人喜歡在特定日期或時間安排會議，其中週一是安排會議最多的一天，週三是安排會議最長的一天。
「我從來不喜歡在辦公室裡舉行長時間的會議。（會議期間站立）是一種更快地開始做正事、做出決定和達成交易的方式。”
——理查布蘭森
8. 定義明確的後續步驟和行動
成功會議的最終結果是明確的步驟和行動。每次會議結束時都要花時間澄清接下來的步驟。另外，請確保以積極的方式結束，以便每個人離開時都感到精力充沛。
這應該涉及一項任務，然後分配某人來執行該任務。讓會議中的每個人都做出貢獻，或者如果某項任務顯然是某人角色的一部分，只需說“我可以將該任務分配給您 X 嗎？”
會議結束後，分享筆記或結果，這樣就不會出現溝通不良的情況，每個人都知道他們負責哪些行動。將筆記放在共用文件或資料夾中會很有幫助，這樣每個人都可以追蹤最新更新。
用 DMI 的 Dave Behan 的話來說，「我在專案會議中的重點之一是將任務/結果直接記錄回我們的專案管理系統中，無論是為我還是其他人。我們將在專案中採取這些行動審查會議，這可以確保他們得到跟進，並且項目不會漏掉。