如何建立審批流程的工作流程

[Aklima@416]

自動化解決方案使組織能夠取代低效率的手動流程。其中最長且最昂貴的是審批流程。其中包括所有業務部門常見的任務，例如發票和訂購，以及任何公司特定的批准流程。

這些審批流程不僅效率低下，也帶來龐大的隱性成本。在這篇文章中，我們將更詳細地探討手動審批流程的一些成本。然後，我們將了解自動化流程工作流程的重要元素、如何建立它們，並提供一些選擇審批流程軟體的提示。

手動審批流程的實際（和隱性）成本
人工審批流程的實際成本包括三種不同類型的費用：直接費用、間接費用和隱性費用。直接費用是固定成本，例如辦公用品（即鋼筆、碳粉）、運輸成本，甚至是用於保護大型文件的儲存成本。間接費用是審批過程中的無形費用。其中包括諸如填充信封和輸入資料的管理支援之類的內容。

此外還有審批流程的隱性成本。例如，客戶延遲支付手動發票或未經主管批准而將採購訂單保留數天或數週的情況並不少見。同時，組織可能會出現現金流問題，無法支付其他帳單。由於會計無法獲得向供應商付款的授權，項目也可能被推遲。

許多組織不了解其審批流程的真實成本。原因是即使是最高的成本也很難確定。以執行多項任務的辦公室職員為例。為了計算成本，人們需要知道他們在特定審批流程上花費的時間百分比。

我們透過一些統計數據可以大致了解某些審批程序的平均成本。考慮一下：

根據 APQC 數據，處理每張發票的應付帳款成本中位數為 7.75，這個數字嚴重偏向表現最佳的組織。績效最差的公司平均每處理一張發票花費 12.44 美元。
根據高級採購策略中心 (CAPS) 的數據，每個訂單的平均成本在 50 美元到 1,000 美元之間，具體取決於行業和垂直領域。
查看這些數字，很容易看出低效的手動流程如何侵蝕組織的利潤。幸運的是，透過自動化審批流程，組織可以大幅降低成本。

重要元素
每個組織都有自己的需求和挑戰。自動審批流程有幾個重要組成部分：

提交意見。批准流程從某種形式的請求或提交（例如採購訂單）開始。
審批範圍。決定誰負責簽署申請並將提交內容自動發送給他們。
權限。為每個使用者分配權限級別，並決定誰可以編輯或批准提交的內容。
截止日期和通知。設定批准截止日期並自動發送通知/提醒可以提高工作流程的效率。
記錄和日誌。透過自動化，組織可以保留審批流程的記錄，從而提高審計追蹤的透明度和合規性。
如何設計審批流程
設計審批流程的第一步是全面規劃。業務

請注意，對於批准流程，通常只有兩個 菲律宾手机号格式 端點：批准或拒絕。然而，從 A 點到 B 點通常需要採取許多步驟。確定利害關係人及其責任。指定有權批准每個步驟的利害關係人。

如果請求符合定義的參數，請檢查是否允許自動批准或拒絕。需要人際互動的決策必須遵循明確的路徑。例如，低於一定金額的採購請求可能只需要部門經理的批准。對於超過此金額的請求，您可以自動將請求傳送給其他主管或部門。

最後，考慮您的審批流程如何與其他流程相適應。換句話說，請求獲得批准後如何執行？ 業務流程管理 (BPM) 軟體使組織能夠了解全局並最佳化所有流程。