在對2019 年 Nextiva通訊趨勢的研究中，我們發現當年有三分之一的組織因通訊問題而失去了客戶。
電子郵件是客戶服務的重要組成部分，也是客戶溝通的重要元素。它在許多方面使我們的生活變得更加輕鬆，但仍然很難做到正確，因為很難在寫作中傳達語氣和意圖。
當您所做的只是避免人們閱讀長電子郵件時，人們可能會 香港流動電話號碼表 將短信誤解為簡短或粗魯。但如果做得好，您就有一個絕佳的機會透過與客戶進行清晰、簡潔的溝通來改善您的客戶服務。
回覆客戶服務電子郵件的 6 個技巧
回覆前請仔細閱讀電子郵件
在客戶服務方面，良好的服務比速度更重要。如果電子郵件未包含足夠的資訊來滿足您的要求，您可以要求澄清。
一位紅髮捲髮的女士在舒適的咖啡館環境中用筆記型電腦工作時微笑著。
使用您客戶的姓名
儘管當今許多企業都使用大量電子郵件服務，但人們仍然會回覆大多數客戶支援電子郵件。當每週回覆如此多的電子郵件時，很容易忽略這一點，但人們重視被像人一樣對待。此外，思科的研究表明，人們願意為客製化服務支付更多費用。回覆電子郵件時請務必使用客戶的姓名。
同情他們正在經歷的事情
在處理攻擊性電子郵件時，這一點尤其困難。但提供優質服務需要放棄自己的立場，設身處地為客戶著想。他們可能並不總是正確的，但這種策略將確保您誠實地與客戶打交道，他們會注意到。
添加指向您網站的鏈接
對於您和您的客戶來說，在您的網站上添加相關資訊的連結比試圖解釋如何瀏覽網站要方便得多。
集中精力解決問題
報告問題的客戶不想聽到有關問題發生原因的解釋。他們只是想知道解決方案是什麼。您無需向消費者解釋您的網頁開發人員忘記修復阻止他們登入的錯誤；解決問題並通知客戶問題已解決。
更進一步，考慮一下遊戲網站的團隊正在做什麼。製作一顆石腦。他們在一周後進行跟進，以確保問題得到解決並使用戶滿意，這有助於提高客戶忠誠度。
使用您的真實姓名作為您的簽名
在回答中保持匿名並不是一個好主意。當您使用通用電子郵件簽名時，客戶無法識別他或她與誰通信。將此視為面對面的對話；您會明白為什麼寫您的名字比只寫公司名稱更方便。這將加強您和他人之間的聯繫。
為了幫助您瀏覽電子郵件對話，我們創建了這些客戶服務範本和範例，您可以將其用作客製化優質回饋的基礎。
歡迎模板
需要記住的一件事是，開啟率和點擊率並不表示歡迎電子郵件的成功。當然，您需要透過改進主題行和文字內容來最大限度地提高轉換率。但歡迎電子郵件的主要目的是引導使用者完成「新客戶」流程。這是您的品牌給剛訂閱或購買您新產品的人留下的第一印象。
你好[姓名]，
我很高興您與我們在一起，我迫不及待地想向您展示[我們的產品或服務]如此特別的原因。
為了幫助您了解情況，我們建議所有新客戶採取以下三個行動：
[第一階段]
[第二階段]
[第三階段]
我將是您[在我們公司]的主要聯絡人，因此如果您有任何疑問，請隨時與我們聯繫。
掌聲，
[簽名]
查看我們的其他歡迎電子郵件模板， 以了解更多設計範例和靈感。
特殊場合模板
生日、聖誕節、感恩節、母親節、萬聖節等。 – 每個假期和「特殊」日子在許多行銷人員的電子郵件日曆中都佔有重要地位。第二級假期和特殊活動可以幫助您的電子郵件具有一些個性，讓它們在收件匣中領先於其他電子郵件，但也可以增加短期和長期的參與度並產生可觀的利潤。
無論您選擇什麼模板，始終建議添加一些圖像以獲得最大影響。
您好（客戶）！
今天是你的生日，沒有禮物怎麼過生日呢？為了慶祝，我們準備了一個驚喜等著您。
您的禮物將於（日期）到期，因此請立即打開您的禮物。在您的生日結束前兌換。
在這個特別的日子裡，我們謹代表（公司）的整個團隊祝福您健康快樂。感謝您給予我們的所有支持。我們希望今年是您迄今為止最好的一年！祝你生日快樂，
（簽名）
請求模板
消費者可以向您發送電子郵件，請求您的企業不提供的獨特設計功能或客製化。在這些情況下，您應該始終讓您的客戶知道，雖然我們感謝他們的請求，但不幸的是，根據貴公司的政策，此類請求是不可能的。
你好[姓名]，
感謝您聯繫我們並分享您的想法！不幸的是，現在還沒有辦法做到這一點，但這是我們未來正在考慮的事情。
當我們更新特別優惠時，我們一定會考慮您的回饋。
請確保您留在我們的電子郵件清單中，以便您可以第一個知道是否有有關定製或新功能的任何更改。
最好的祝愿，
[簽名]
回應客戶投訴模板
回覆憤怒電子郵件的銷售代表面臨風險，因為他們缺乏即時談判和妥協的好處。他們無法感知消費者，無法用自己的語氣安撫環境，無法引導討論。如果一封電子郵件寫得不正確，它可能會被誤解為冷漠、漠不關心或粗魯，這可能對員工造成毀滅性的打擊。客戶關係。
根據您是否有解決客戶問題的方案，選擇適合特定情況的範本。
如果你能解決一個問題：
您好[客戶姓名]，
我很遺憾聽到您對我們業務的體驗。我能理解面對這個[提及投訴]是多麼令人沮喪。
查看問題後，我很高興與您分享解決問題可以採取的步驟。
[提及步驟]
您也可以參考我們的說明文章[新增連結]，它將幫助您詳細了解您的問題。
我相信這些步驟將幫助您克服現在遇到的困難。
帶著我們最誠摯的祝福，
[姓名]
如果您無法解決問題：
您好[客戶姓名]，
對於【提及投訴】造成您的不便，我們深表歉意。儘管我們公司力求 100% 的客戶滿意度，但很明顯，我們在這件事上做得不夠，您的失望是有道理的。
我想讓您知道，我會將您的投訴視為優先事項，我們的團隊目前正在處理此問題。問題解決後或在 [XX 小時] 內，我將與您聯繫，以便為您提供最新資訊。感謝您的耐心等待！
帶著我們最誠摯的祝福，
[簽名]
退款模板
在經營線上業務時，產品退貨、取消和退款很常見。雖然您顯然希望避免退款，但有些客戶會對您的產品/服務不滿意（無論您認為它有多好），並希望退款。他們可能認為您的產品不適合他們，或者現在不是使用它的最佳時機。
方法如下：
您好[客戶]，
我已處理您的退款。您預計該金額將在接下來的幾個工作天內出現在您的銀行帳戶中。
得知您不喜歡您的新產品，我感到很遺憾。我完全理解這並不適合所有人。
如果您仍在尋找適合您的選擇，請告訴我。我很樂意與您討論我們的其他選擇，看看其中是否適合您。感謝您抽出時間來嘗試我們。
我希望在不久的將來能再次與您聯繫。
最好的，
[你的名字]
回饋模板
回饋請求電子郵件是銷售企業的標準程序。這使他們能夠了解客戶最喜歡該品牌的哪些方面以及哪些方面需要改進；這對每個人來說都是雙贏的局面。另外，您無需廣泛研究競爭對手的交易即可了解他們的優勢；您所要做的就是詢問您的客戶。他們會很樂意為您提供協助並表示您的關心。
你好[姓名]，
我們喜歡收到客戶的來信。它可以幫助我們了解自己的表現，並經常為我們提供回饋，以便我們在未來進行改進。
想給我們留下評論或向我們發送您的想法嗎？請告訴我們您對[產品]的喜愛程度、您對迄今為止所收到的服務的滿意度以及我們是否可以採取任何改進措施。
